HERRAMIENTAS CONSTRUCTIVAS - DIAGRAMA DE GANTT

Existen diversas herramientas que, para el logro de determinados proyectos, debemos aprender a administrar y a utilizar con el fin de que nos facilite el seguimiento y realización de las actividades que deseamos realizar para cumplir nuestros objetivos. El diagrama de Gantt, garantiza, en la medida en que se sepa utilizar correctamente, resultados de cumplimiento mucho más precisos y controlados. Asimismo, funciona como una herramienta de planeación al encontrarse especificados cada uno de los proyectos con su correspondiente actividad de cumplimiento, así como las fechas específicas y el tiempo que se gastará en realizar dicha actividad. 

Los diagramas de Gantt fueron ideados por Henry L. Gantt en 1917, con la intención de ofrecer un método óptimo para visualizar la situación de un proyecto y realizar una representación gráfica del tiempo que dedicamos a cada una de las tareas en un proyecto concreto, siendo especialmente útil para mostrar la relación que existe entre el tiempo dedicado a una tarea y la carga de trabajo que supone.

Las tareas son representadas por una línea, en cada una de las filas del diagrama, mientras que las columnas representan el tiempo en distintas escalas (días, semanas, o meses del programa) dependiendo de la duración del proyecto. En cada una de las tareas, la fecha de inicio y la fecha de finalización del proyecto corresponden al inicio y final (respectivamente) de la barra correspondiente a dicha actividad. Las tareas deben ser ordenadas de arriba hacia abajo en función de la fecha de comienzo de las mismas.

En esta ocasión les dejaré un ejemplo de diagrama de Gantt muy sencillo realizado en Excel, posteriormente les mostraré otro  un poco más complicado, elaborado también en dicha plataforma.

Los elementos que debes tener en cuenta para realizar un diagrama de Gantt son:

Ø    Proyecto a trabajar: Debes elegir los temas que vas a estudiar y los subtemas, es decir, suponiendo que vas a estudiar contabilidad, los subtemas serian “contabilidad de activos”, “contabilidad de pasivos”, etc.. También puedes hacer una división de los subtemas e incluir temas más profundos y específicos para que el diagrama sea orientado a actividades. Este primer punto será el que se ubique en las filas de tu diagrama.

Ø    Fechas: Debes tener en cuenta, de acuerdo al tema, que cantidad de tiempo te va a tomar realizar dichas actividades, para eso debes hacer un cálculo de cuánto tiempo le vas a dedicar a la actividad en específico ya sea en términos diarios, semanales o mensuales. Lo que yo te recomiendo es que hagas el diagrama diario y en periodos de tres a cuatro meses máximo, aunque obviamente esta no es una camisa de fuerza, la idea es que se adecue a tu estilo y tus necesidades. Este punto se ubicara en columnas a través de la hoja de cálculo.

Luego de que tengas ubicados estos dos puntos, debes rellenar las cuadriculas de acuerdo al tiempo que consideres, te vas a tardar en realizar dicha labor, marcando el inicio y el final de la actividad. Asimismo, si tienes varios proyectos a los cuales les vas a dedicar una hora especifica en un determinado tiempo puedes hacer un cronograma de actividades con el modelo Gantt, es decir en este cronograma ya tendrás en cuenta horas del día y todas las actividades o temas que vas a realizar en el mes. 

 

En un siguiente post, les hablare sobre este mismo tema pero con un manejo mucho mas avanzado para aquellos que lo quieran realizar con muchas mas herramientas que nos ofrece Excel.